38.41  49.54  62.58 

 

Кому и зачем нужны бизнес-процессы?

Термин «бизнес-процессы» сегодня достаточно часто используется представителями делового сообщества. Однако число руководителей и специалистов, которые в полной мере понимают и умеют применять инструменты процессного

менеджмента на практике, значительно меньше тех, которые просто используют модный термин при подходящем случае в разговоре. Подобное положение дел чем-то напоминает ситуацию с повальным увлечением маркетингом на предприятиях в середине 90-х годов прошлого столетия. Достаточно много компаний того времени вводили в штатное расписание должность специалиста по маркетингу или же создавали целый отдел, однако лишь немногие в полной мере понимали смысл маркетингового подхода к управлению и соответствующим образом организовывали работу компании.
 
Для того чтобы начать эффективно использовать процессный менеджмент, важно понять его основную идею и осознать выгоды, которые могут принести компании и ее собственнику четко отлаженные и формализованные бизнес-процессы.
 
Где у вашего бизнеса «вход» и «выход»?
 
Любой процесс представляет собой определенную последовательность действий. Важно также отметить, что каждый процесс осуществляется с определенной целью. Наиболее удобным и практичным будет определение «бизнес-процесса» как совокупности действий (шагов), приводящих к определенному (необходимому) результату.
«Запуск» процесса происходит при наличии некоторых условий и заканчивается определенным результатом. «Запуск» любого из них обусловлен наличием ряда факторов, которые являются «входами», а завершение сопровождается определенными результатами — «выходами». В итоге получается, что в результате действий (шагов), имеющихся в процессе, мы преобразуем то, чем располагали в начале, в нужные нам результаты.
 
Зачем изучать то, что уже эффективно работает?
 
В чем сила процессного менеджмента, то есть какую пользу приносит описание бизнес-процессов (формализация)?
Выгод для компании от внедрения процессного подхода к управлению несколько.
Во-первых, работа всех сотрудников становится более четкой и понятной. Каждый процесс имеет определенные цели,
последовательность ключевых действий и планируемый результат. За счет этого снижается возможность для сотрудников демонстрировать собственнику и руководству компании имитацию бурной деятельности, когда «что-то» делается, но непонятно — что именно и зачем.
Во-вторых, снижается зависимость компании от сотрудников, поскольку работа строится не на личных компетенциях работников, а на отлаженном и документированном процессе. Даже если кто-то из числа «звездных» сотрудников уволится, у компании будет необходимая информация о том, как должна вестись работа. Это позволит получить достаточно четкие и последовательные действия, ведущие к необходимому результату, от вновь принятых сотрудников и снизит временные и прочие затраты на их введение в курс дела. В том случае, если компания работает за счет личных компетенций ее собственника, руководителя и ключевых сотрудников, а не за счет построения системы бизнес-процессов, отсутствие по какой-либо причине указанных лиц (болезнь, отпуск, командировка, увольнение и т. п.) может привести к снижению оборотов бизнеса либо вообще к его краху.
В-третьих, появляется возможность легко тиражировать бизнес (например, создать франчайзинговую сеть) и переносить его в новые регионы (открывать филиалы, представительства, дополнительные офисы и т. п.) либо продать (в виде актива, работающего как отлаженный механизм и постоянно приносящего определенный cash-flow).
 
Как разделить бизнес на четыре, чтобы приумножить?
 
Количество и цели бизнес-процессов, протекающих в разных компаниях, отличаются друг от друга. Все зависит от вида бизнеса, которым занимается компания, ее размеров, условий, в которых осуществляется деятельность, существующего видения собственника и руководства фирмы и т.п.
В то же время, несмотря на индивидуальность, есть и некоторые общие для всех компаний моменты. Это связано с
тем, что любая компания:
— взаимодействует с клиентами, удовлетворяя их потребности в получении необходимых товаров (работ, услуг) и зарабатывая на этом деньги;
— осуществляет необходимые действия для обеспечения производства товаров (работ, услуг): закупку материалов, прием и увольнение персонала и т.п.;
— стремится к каким-то целям;
— проводит по мере возможностей улучшение своей работы.
Безусловно, в одних компаниях указанные моменты осуществляются осознанно, системно и регулярно, а в других
стихийно и эпизодически, однако важно, что они все присущи работе любой компании.
На основе этого все процессы, которые могут протекать в компании, можно разделить на несколько ключевых категорий (видов), а именно на процессы:
 
Кто, если не вы, составит карту вашего бизнеса?
 
Безусловно, внедрение процессного менеджмента в компании требует определенных знаний и навыков. Зачастую
необходимые изменения проходят эффективней, если компания пригласила к сотрудничеству бизнес-консультанта.
Однако если собственник и руководство компании понимают суть процессного менеджмента, то вполне возможно провести необходимые мероприятия в компании собственными силами.
Для этого требуется не так уж много. Во-первых, определить соответствующие процессы: основные, вспомогательные,
управленческие и процессы улучшения.
Во-вторых, описать и оптимизировать имеющиеся бизнес-процессы.
В-третьих, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии описанные и оптимизированные процессы.
При описании бизнес-процессов важно стремиться сделать это максимально просто, кратко и понятно. Гораздо лучше, если у вас будет несколько листов формата А4 с описанием ключевых процессов в виде схем с пояснениями (которые будут всегда в работе), чем многостраничные труды (которые будут пылиться на полках в вашем кабинете и кабинетах сотрудников).
Все ключевые процессы полезно изложить в укрупненном виде на одной сводной схеме, которая позволит видеть всю картину целиком. Подобная схема именуется сводной картой или ландшафтом процессов компании. Описанные в компании процессы должны быть результативными, т.е. дающими компании необходимый результат, и эффективными, т.е. дающими максимальный эффект при минимальных усилиях и затратах. При этом важно, чтобы
процессы периодически оптимизировались. Мир не стоит на месте. Постоянно появляются новые возможности, новые методики и технологии и т.п. Оптимизация бизнес-процессов — это поиск путей более быстрого или более экономичного достижения необходимого результата либо и того и другого вместе. В ходе оптимизации бизнес-процессов мы анализируем логичность и последовательность их функционирования, находим и исключаем из процессов лишние шаги, анализируем степень включения руководства компании в процессы, достаточность (либо избыточность) контроля за ходом процессов, изучаем возможности и стоимость передачи того или иного процесса для выполнения сторонней организацией (на аутсорсинг) и т.п.
Внедрение и поддержание в рабочем состоянии описанных бизнес-процессов подразумевает:
— доведение до сотрудников информации о том, что выполнение работы должно осуществляться на основе описанных в компании бизнес-процессов — контроль за соблюдением сотрудниками описанных бизнес-процессов
— периодический анализ результативности и эффективности бизнес-процессов — оптимизацию бизнес-процессов на основе регулярного анализа сведений об их результативности и эффективности.
 
С чего начать, чтобы процесс пошёл?
 
1. Используется ли в вашей компании процессный подход к управлению?
2. Если да, то стоит ли что-либо изменить в имеющихся процессах? Что именно и каким образом? Какой эффект это
может дать?
3. Если нет — поразмышляйте над тем, как использовать процессный подход.
Для этого:
— посмотрите на деятельность вашей компании и определите бизнес-процессы в вашей компании
— опишите их
— обсудите и уточните описанные вами процессы с персоналом, задействованным в них
— продумайте возможные пути оптимизации бизнес-процессов
— внедрите описанные и оптимизированные бизнес-процессы
— периодически измеряйте показатели процессов, анализируйте их и ищите пути дальнейшей их оптимизации.
Как поставить эксперимент на сотрудниках?
Для того чтобы поднять себе настроение, узнать больше о процессном менеджменте, а также о людях, которые
вас окружают, проведите пару экспериментов.
 
Эксперимент № 1
 
Попросите кого-то из числа своих сотрудников, которые периодически употребляют термин «бизнес-процессы» в
своей речи, рассказать, в чем заключается суть процессного менеджмента и как он работает. Если человек не может объяснить вам все простым языком, то, скорее всего, он не вполне понимает (либо не понимает вообще), о чем говорит.
 
Эксперимент № 2 
 
Дайте ему прочитать эту статью и после этого спросите, в чем заключается суть процессного менеджмента и как он работает. Сравните первый и второй результаты. Мой опыт проведения подобных экспериментов показывает, что оба рассказа будут существенно отличаться. Самое важное изменение при этом — у человека появляется понимание того, о чем он рассказывает. А это дает возможность применять полученную информацию на практике. Понимая, как работает процессный менеджмент, топ-менеджер может начать внедрять его в своей компании с учетом ее индивидуальных особенностей, масштабов и т.п. Если такого понимания нет, вы можете рассчитывать только на то, что наемный руководитель в лучшем случае сможет бездумно копировать чужие бизнес-процессы, которые без необходимой адаптации работают не так, как надо, а иногда — совсем как не надо. В худшем – он вообще не станет проводить никаких изменений. А вы будете по-прежнему зависеть от личных компетенций своих ключевых сотрудников.